Sekretär/in / Sachbearbeiter/in für das Vorzimmer der Fachbereichsleitung (m/w/d)

Sekretär/in / Sachbearbeiter/in für das Vorzimmer der Fachbereichsleitung (m/w/d)

sucht für den Fachbereich Büro der Bürgermeisterin zum 01.07.2024 eine/n

Sekretär/in / Sachbearbeiter/in (m/w/d)
für das Vorzimmer der Fachbereichsleitung

(15 Std./Wo.)

Die Stelle wird im Jobsharing betrieben und es sind zwei bis drei Tage zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

• Büromanagement und Sachbearbeitung Vorzimmer Fachbereichsleitung Büro der Bürgermeisterin (Post- und E-Mail-Bearbeitung, Ablage und Aktenführung mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems, Telefondienst, eigenverantwortliche Terminplanung und Überwachung für die Fachbereichsleitung sowie der Bürgermeisterin
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und vorbereitende Recherchen/Tätigkeiten im Fachbereich BdB für die Fachbereichsleitung (z.B. Ausarbeitung von Präsentationen, Protokolle)
• Koordination und Fertigung der Gratulation von Alters- und Ehejubiläen
• zentrale Postöffnung und Postverteilung
• Interne und externe Korrespondenz, auch nach Vorgabe
• Allgemeine administrative Aufgaben (Planung von Veranstaltungen, hausinterne Betreuung und Bewirtung von Gästen und Besuchern etc.)
• Mitgestaltung bei Einführung aber insbesondere Einarbeitung und Pflege der Auftritte im Intranet und Internet (Homepage)
• Unterstützung und Vertretung der Assistenz Bürgermeisterin

Ihr Profil:

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r bzw. einen erfolgreichen Abschluss einer dreijährigen kaufmännischen Ausbildung idealerweise mit Berufserfahrung im öffentlichen Dienst
• Sie besitzen eine schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität im Umgang mit wechselnden Aufgabenstellungen und können Aufgaben eigenständig priorisieren
• Sie haben eine hohe Service- und Dienstleistungsorientierung sowie eine gute Kommunikations- und Teamfähigkeit und sind loyal und diskret
• Sie zeichnen sich durch Ihre systematische Arbeitsweisen aus, wobei Ihr Denken davon geprägt ist, vorausschauend und pragmatisch den Büroalltag im Vorzimmer zu steuern
• Sie besitzen gute Grundkenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen. Sie bringen zudem die Bereitschaft mit, sich im Rahmen der Digitalisierungsstrategie u.a. in Content-Management-Systeme für die Anwendungen im Intranet und auf der Homepage einzuarbeiten und diese effizient zu nutzen

Unser Angebot:

• eine anspruchsvolle und selbstständige Tätigkeit
• eine unbefristete Anstellung im öffentlichen Dienst
• flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Servicezeiten und betrieblichen Möglichkeiten
• Regelungen zur Teilnahme an Telearbeit (Home-Office) nach der gültigen Dienstvereinbarung
• Leistungen der Stadtverwaltung zur Gesunderhaltung und Gesundheitsförderung im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (wie z.B. aktive Mittagspausen, günstigere Konditionen bei Fitnessstudios, Gesundheitstage)
• vielseitige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vermögenswirksame Leistungen
• Leistungsorientierte Bezahlung
• Zusatzversorgung und Jahressonderzahlungen (für Tarifbeschäftigte)
• Die Vergütung richtet sich nach Entgeltgruppe 7 TVöD

Ihre Bewerbung:

Bitte bewerben Sie sich bis zum 28.05.2024 online auf unserem Karriereportal: https://karriere.wipperfuerth.de

Weitere Auskünfte erteilt Frau Kamphuis, Leiterin des Fachbereichs "Büro der Bürgermeisterin", (02267/64-305).

In Bereichen, bei denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden diese bei gleicher fachlicher Eignung aus Gleichstellungsgründen vorrangig berücksichtigt, wobei die flexiblen Arbeitszeiten der Stadt Wipperfürth familienfreundliche Lösungen bieten.

Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.