Assistenz (m/w/d) der Administrativen Leitung / Koordinierungsstelle
Position: Assistenz (m/w/d) der Administrativen Leitung / Koordinierungsstelle
Abteilung: DKFZ Standort Dresden
Kennziffer: 2024-0142
Das Deutsche Krebsforschungszentrum ist das größte biomedizinische Forschungszentrum Deutschlands. Mit über 3.000 Beschäftigten betreiben wir ein umfangreiches wissenschaftliches Programm auf dem Gebiet der Krebsforschung.
Mit Unterstützung des Freistaates Sachsen baut das Deutsche Krebsforschungszentrum (DKFZ) eine Außenstelle am Standort Dresden auf, um innovative Technologien zu entwickeln, die mittels smarten Sensoren und Künstlicher Intelligenz die Prävention, Früherkennung, Behandlung und die Nachuntersuchung von Krebserkrankungen verbessern. Am DKFZ Standort Dresden wird neben dem Aufbau der administrativen und wissenschaftlichen Struktur ein neues Gebäude errichtet.
Am DKFZ Standort Dresden ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Assistenz (m/w/d) der Administrativen Leitung / Koordinierungsstelle zu besetzen.
Ihre Aufgaben:
Mit Ihrem freundlichen Auftreten und Ihrer selbstständigen, lösungsorientierten Arbeitsweise überzeugen Sie als zentrale Ansprechperson und unterstützen insbesondere die Administrative Leitung beim Aufbau des DKFZ Standorts Dresden. Dabei erwartet Sie ein ausgesprochen abwechslungsreicher Aufgabenbereich, in welchen Sie eigene Ideen einfließen lassen können.
- Eigenverantwortliche Organisation des Officemanagements: interne und externe Kommunikation in Deutsch und Englisch, Postbearbeitung, Vorbereitung von Personalmaßnahmen und Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
- Terminmanagement: hohes Maß an Eigenständigkeit in der Koordination von Terminen für Besprechungen und Veranstaltungen (Vor- und Nachbereitung, Bereitstellung von Unterlagen, Erstellung von Sitzungsprotokollen); Verantwortung für das Raumbuchungssystem
- Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Materialbeschaffung/-verwaltung und Rechnungsbearbeitung über das elektronische Bestellsystem
- Vorgangsmanagement: Selbstständige Bearbeitung von Vorgängen aus dem digitalen Postfach, Überwachung von Vorgängen und Fristencontrolling, strukturierte Datenablage und Mitwirkung im Berichtswesen
- Unterstützung und selbstständige Bearbeitung von vielseitigen Projektaufgaben in einer wachsenden Struktur
- Mitwirkung in der kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse und Weiterentwicklung der Digitalisierungsprozesse
- Projektmanagement "DKFZ Neubau Dresden":
- Mitwirkung im Vergabemanagement
- Anlegen von Bestellaufträgen in SAP
- Rechnungserfassung
- Mitwirkung im Kostencontrolling und Dokumentenmanagement
- Kontrolle der Einhaltung von Fristen und Nachhaltung gesetzlicher Bestimmungen
- Mitwirkung in der Prozessoptimierung und beim Digitalisierungsprozess
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und/oder Ausbildung im fremdsprachlichen Bereich bzw. vergleichbare Qualifikation
- Einwandfreie Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit MS Office und SAP
- Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise, um Prozesse aktiv mitzugestalten und zu verbessern
- Verantwortungsbewusstsein und Loyalität
- Ausgeprägte Kommunikations-, Koordinations- und Teamfähigkeiten
- Freude an vielseitigen Aufgaben und die Fähigkeit, sich schnell auf neue Personen und Anforderungen einzustellen
Wir bieten:
- Hervorragende Rahmenbedingungen: modernste state-of-the-art Infrastruktur und Möglichkeit zum internationalen Austausch auf Spitzenniveau
- Vergütung nach TV-L inkl. betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksamer Leistungen
- 30 Tage Urlaub
- Möglichkeit zur Teilzeitarbeit
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld u.a. je nach Standort mit Eltern-Kind-Zimmer, Beratungsangeboten bspw. durch betriebliche Pflegelots:innen
- Nachhaltig zur Arbeit: Vergünstigtes Deutschland-Jobticket
- Entfalten Sie Ihr volles Potenzial: gezielte Angebote für Ihre persönliche Entwicklung fördern Ihre Talente
- Unser betriebliches Gesundheitsmanagement bietet ein ganzheitliches Angebot für Ihr Wohlbefinden
Wichtiger Hinweis:
Das DKFZ unterliegt den Vorschriften des Infektionsschutzgesetzes (IfSG). Dies hat zur Folge, dass am DKFZ nur Personen tätig werden dürfen, die einen Immunitätsnachweis gegen Masern vorlegen.
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Befristung: Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Eine Verlängerung ist möglich.
Bewerbungsschluss: 05.06.2024
Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen per E-Mail nicht angenommen werden können.
Wir sind davon überzeugt: Ein innovatives Forschungs- und Arbeitsumfeld lebt von der Vielfalt seiner Beschäftigten. Daher freuen wir uns über Bewerbungen von talentierten Menschen, unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Alter.
Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt.
Bitte bewerben Sie sich unter Angabe der Kennziffer vorzugsweise über unser Online-Bewerbertool (https://www.dkfz.de/de/stellenangebote/index.php).
Wir bitten um Verständnis dafür, dass wir per Post zugesandte Unterlagen (Deutsches Krebsforschungszentrum, Personalabteilung, Im Neuenheimer Feld 280, 69120 Heidelberg) nicht zurücksenden und Bewerbungen per Email nicht angenommen werden können.
