Office Manager / Bürokauffrau (w/m/d)

Office Manager / Bürokauffrau (w/m/d)

• Ihnen obliegt die selbstständige Koordination des VSB-Empfangs, wobei Sie ein breites Themenspektrum verschiedener Assistenz- und Verwaltungsaufgaben abdecken.
• In enger Abstimmung innerhalb des Teams Organisation stellen Sie gemeinsam die Empfangsbesetzung während der Bürozeiten (Montag-Freitag, etwa von 08:00 Uhr - 16:00 Uhr) sicher.
• Als erste Kontaktperson für externe Anfragen verantworten Sie die Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen und fungieren als interne Kommunikationsschnittstelle zu und zwischen unseren Fachbereichen.
• Sie übernehmen die Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie des Rechnungseingangs und auch die Begrüßung und Bewirtung von Gästen ist Teil Ihres Aufgabengebietes.
• Ebenso sind Sie verantwortlich für nationale und internationale Reisebuchungen und sind in das Fuhrparkmanagement involviert.
• Darüber hinaus übernehmen Sie die Bestellung und Verwaltung von Verbrauchs- und Büromaterialien sowie den Einkauf verschiedener anderer Arbeitsmittel, z. B. Arbeitskleidung.
• Gelegentlich werden Ihnen überdies Recherchen oder bestimmte Sonderaufgaben übertragen.
• Nicht zuletzt stehen Sie unseren Mitarbeitenden während des Onboardings und darüber hinaus als Ansprechpartner*in bei Fragen zur Seite.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und konnten idealerweise bereits mehrere Jahre Berufserfahrung am Empfang, im Dienstleistungsbereich oder der Hotellerie sammeln.
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen werden benötigt.
• Ergänzende grundlegende SAP-Kenntnisse sind von Vorteil.
• Fließende Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind eine wichtige Voraussetzung für diese Tätigkeit.
• Ein gepflegtes Erscheinungsbild und jederzeit freundliches Auftreten sind für Sie selbstverständlich.
• Ebenso besitzen Sie eine ausgeprägte Serviceorientierung und haben Freude am Umgang mit Menschen.
• Sie zeichnen sich durch Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Flexibilität aus.
• Ihre Fähigkeit bei einer Vielzahl von Themen und Vorgängen jederzeit den Überblick zu behalten, rundet Ihr Profil optimal ab.

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit 30 Tagen Jahresurlaub
• Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung in enger Abstimmung mit dem Team
• Attraktive Bonusmodelle im Innen- wie Außendienst
• Monatlicher Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten von bis zu 100 Euro pro Kind
• Förderung nachhaltiger Mobilität mit dem JobRad
• Wahlmöglichkeit zwischen einer monatlichen Aufladung der TicketPlusCard im Wert von 50 EUR (netto) oder Übernahme der Kosten für das D-Ticket
• Kostenfreie Heiß- und Kaltgetränke sowie Obst- und Gemüsekörbe
• Spannende Entwicklungschancen durch internationales Wachstum
• Individuell zugeschnittene Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ausgezeichnete Arbeitsatmosphäre und kollegiales Miteinander
• Bereichsübergreifende und internationale Projekt- und Teamarbeit
• Regelmäßige Mitarbeitenden - und Teamevents