Office Manager:in - Assistent:in (m/w/d)
Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung ist eine von der Bundesrepublik Deutschland, der Freien Hansestadt Bremen und den Ländern Brandenburg, Schleswig-Holstein und Niedersachsen getragene Forschungseinrichtung mit rund 1.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In einem breiten multidisziplinären Ansatz betreiben wir Polar- und Meeresforschung und leisten dabei im Verbund mit zahlreichen universitären und außeruniversitären Forschungseinrichtungen einen wichtigen Beitrag zur globalen Umwelt-, Erdsystem- und Paläoklimaforschung.
Hintergrund
Zu besetzen ist die Stelle einer/eines Assistin/Assistenten für den Fachbereich Klimawissenschaften des Alfred-Wegener-Instituts in Teilzeit (50%). Das Büro des Fachbereichs Klimawissenschaften ist zentrale Ansprechstelle bei allen Angelegenheiten des Fachbereichs und unterstützt den/die Fachbereichsleiter:in.
Für den Fachbereich Geowissenschaften wird ebenfalls ein:e Office Manager:in (m/w/d) in Teilzeit (50%) gesucht.
Die Ausschreibung dazu finden Sie hier.
Zu besetzen ist die Stelle einer/eines Assistin/Assistenten für den Fachbereich Klimawissenschaften des Alfred-Wegener-Instituts in Teilzeit (50%). Das Büro des Fachbereichs Klimawissenschaften ist zentrale Ansprechstelle bei allen Angelegenheiten des Fachbereichs und unterstützt den/die Fachbereichsleiter:in.
Für den Fachbereich Geowissenschaften wird ebenfalls ein:e Office Manager:in (m/w/d) in Teilzeit (50%) gesucht.
Die Ausschreibung dazu finden Sie hier.
Aufgaben
- Terminplanung und Begleitung, insbes. Planen und Organisieren von internen Meetings und externen Veranstaltungen im Großraum Bremerhaven/Bremen sowie Erstellen und Überwachen von Zeitplänen zur Begleitung von Projekten
- Verfassen von Berichten und Erstellen von Sitzungsprotokollen auf Englisch und Deutsch
- Reise- und Beschaffungsmanagement des Fachbereichs
- Begleitung der Haushalts- und Finanzplanung
- Unterstützung bei Personalmanagement/-controlling
- Unterstützung bei universitären Angelegenheiten
Voraussetzungen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Kenntnisse, gerne als Fremdsprachenkorrespondent:in oder Fremdsprachenassistent:in
- sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift (Englisch B2-Niveau)
- sehr gute Anwenderkenntnisse in EDV (Office-Software, Graphik, Content-Management-Systeme, Onlinemedien, Mailinglisten, pdf-Formulare, SAP, Typo 3)
- Erfahrungen im Projekt- und Veranstaltungsmanagement, insbesondere Kenntnisse oder Interesse an Veranstaltungslocations, Hotels und Restaurants im Umkreis von Bremerhaven wünschenswert
- eine selbständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise,
- Bereitschaft zur Einarbeitung in wechselnde und neue Fragestellungen
- Organisationstalent, Flexibilität, Eigeninitiative und Teamfähigkeit
Weitere Informationen
Weitere Informationen erhalten Sie bei Christian Haas (0471/4831-2285; christian.haas@awi.de ) und Stephanie Carstensen (0471/4831-2181; stephanie.carstensen@awi.de ).
Die Stelle ist unbefristet und wird in Teilzeit (19,5h) ausgeschrieben. Die Vergütung ist abhängig von Ihrer Qualifikation sowie den Ihnen übertragenen Aufgaben bis Entgeltgruppe 8 möglich und richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund). Der Dienstort ist Bremerhaven.
Weitere Informationen erhalten Sie bei Christian Haas (0471/4831-2285; christian.haas@awi.de ) und Stephanie Carstensen (0471/4831-2181; stephanie.carstensen@awi.de ).
Die Stelle ist unbefristet und wird in Teilzeit (19,5h) ausgeschrieben. Die Vergütung ist abhängig von Ihrer Qualifikation sowie den Ihnen übertragenen Aufgaben bis Entgeltgruppe 8 möglich und richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund). Der Dienstort ist Bremerhaven.
Wir bieten
- exzellente Forschung
- Zusammenarbeit und Kooperation - institutsintern, national und international, interdisziplinär
- Chancen, sich zu entwickeln – auf der eigenen Stelle und auf andere Stellen hin
- ein internationales Umfeld – alltägliche Kontakte zu Menschen aus aller Welt
- flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu mobilem Arbeiten im Umfang bis zu 50% der regulären Arbeitszeit
- betriebliche Gesundheitsförderung und Firmenfitness
- Unterstützungsangebote und eine gelebte Kultur der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Chancengleichheit ist ein fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Das AWI strebt die Erhöhung des Frauenanteils an und ermutigt daher qualifizierte Interessentinnen ausdrücklich zur Bewerbung.
Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt. Über verschiedene Maßnahmen wird gezielt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie gefördert. Aufgrund unserer familienbewussten Personalpolitik wurde uns das Zertifikat zum Audit "Beruf und Familie" verliehen.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Bewerben können Sie sich bis zum 16. Juni 2024 ausschließlich online.
Referenznummer: 24/71/G/Kli-u
Bewerben können Sie sich bis zum 16. Juni 2024 ausschließlich online.
Referenznummer: 24/71/G/Kli-u