Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in - Stellvertretende Gruppenleitung (w/m/d) im Qualitäts- und Wissensmanagement in der Abteilung „Service & Kommunikation“ [V000007640]

Unser Profil

Als die zentrale IT-Einrichtung der RWTH Aachen University steht das IT Center seit über 60 Jahren für Qualität in verschiedensten Bereichen. Das IT Center unterstützt die Lehr- und Forschungsaufgaben und zentralen Prozesse der Hochschule und erbringt Basisdienste und individuelle Dienstleistungen für die Hochschuleinrichtungen.

Digitalisierung, Cloud, Security und die dazugehörige IT-Infrastruktur - tagtäglich begegnen uns diese Begriffe in den Medien. Im IT Center sind Sie ganz nah dran an diesen Entwicklungen und können in diesen Bereichen auch etwas bewegen. Wir arbeiten mit den aktuellsten Technologien und sind damit ein erfolgreicher IT-Dienstleister. Der Erfolg des IT Centers basiert dabei nur bedingt auf den neuesten Technologien oder den schnellsten Rechnern, sondern in erster Linie auf den Mitarbeitenden, die sich mit großem Engagement für das IT Center einsetzen und neben großem Fachwissen gemeinsam mit den Führungskräften für eine sehr gute Arbeitsatmosphäre sorgen.

Im IT Center erwarten Sie abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem motivierten, aufgeschlossenen und leistungsbereiten Team mit einer wertschätzenden Umgangskultur.

Wir freuen uns, Sie als Teil unseres Teams im IT Center aufzunehmen!

Ihr Profil

Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium (Master oder vergleichbar) und haben bereits sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen in den Themenfeldern Wissensmanagement, Student-Lifecycle-Management und Qualitätsmanagement.

Sie bringen darüber hinaus folgende Eigenschaften mit:

• Universitäre Strukturen und Prozesse, insb. des Student-Lifecycles sind Ihnen bestens vertraut und Sie konnten bereits vielfältige Erfahrungen in hochschulweiten Projekten sammeln.
• Sie haben ein sehr gutes Verständnis für die Bedürfnisse verschiedener Personengruppen an der Hochschule (u.a. Lehrende, Studierende, Forschende, Verwaltung) und haben Freude daran, die Interessen und Perspektiven unterschiedlicher Zielgruppen in der abteilungs- und einrichtungsübergreifenden Zusammenarbeit selbstbewusst zu vertreten.
• Sie haben eingehende Erfahrung in der Beratung und Unterstützung internationaler Studierender und Studieninteressierter und kennen deren Bedürfnisse.
• Sie besitzen idealerweise sehr gute Kenntnisse in RWTHonline, RWTHmoodle und der RWTHapp sowie grundlegende Kenntnisse weiterer Services des Student-Lifecycle-Managements (bsp. RWTHjupyter).
• Sie bringen Erfahrungen im Wissensmanagement mit und Ihr ausgeprägtes (IT)Prozess- und Qualitätsverständnis unterstützt Sie dabei, bestehende Prozesse im Wissensmanagement zu analysieren, zu optimieren bzw. neu zu gestalten.
• Die prozessgesteuerte Weitergabe von Informationen und neuen Prozessen an interne und externe Zielgruppen ist Ihnen vertraut. Die dazugehörigen zielgruppenspezifischen Kommunikationskanäle nutzen Sie selbstverständlich.
• Sie besitzen ein technisches Verständnis und haben Erfahrung darin, dieses durch entsprechende Dokumentation und Schulungen weiterzugeben, daraus innovative Supportprozesse zu konzipieren, deren Umsetzung zu begleiten und anschließend zu evaluieren.
• Sie haben grundlegende Kenntnisse der IT Infrastructure Library in der Version 4 und können diese über ein entsprechendes Zertifikat (ITIL 4 Foundation) nachweisen.
• Sie bringen mehrere Jahre Erfahrungen in der Organisationsentwicklung sowie in der Personalführung und -entwicklung mit.
• Eine verantwortungsbewusste, verlässliche, transparente und teamorientierte Arbeitsweise mit einer Hands-On-Mentalität runden Ihr Profil ab.
• Neben Ihrer ausgeprägten Kommunikationsfähigkeit mit fließenden Deutsch- und Englischkenntnissen besitzen Sie eine hohe soziale Kompetenz und handeln kund/innen- und serviceorientiert. Dabei können Sie auf Erfahrungen im Bereich des Anwender/innen- und Kund/innensupports bzw. der 1st-Level-Nutzendenberatung zurückgreifen.
• Sie verfügen über das "Zertifikat Führen" des Center for Professional Leadership (CPL) der RWTH bzw. sind bereit, das Zertifikat nach Beschäftigungsaufnahme zu erwerben.

Ihre Aufgaben

Ihre Aufgaben innerhalb der Abteilung "Service & Kommunikation" umfassen:

• Konzeption und Aufbau eines integrierten Wissensmanagementsystems aus Einarbeitungs-, Schulungs-, Dokumentations- und deren Qualitätssicherungsprozessen unter Berücksichtigung verschiedener Personengruppen (Studentische Hilfskräfte, Auszubildende, Mitarbeitende) in der Abteilung "Service & Kommunikation".
• Erstellung von interaktiven Schulungskonzepten zu den SLCM-Anwendungen für das IT-ServiceDesk sowie Entwicklung eines Reviewprozesses zur regelmäßigen Evaluation der Schulungen und Schulungsunterlagen.
• Entwicklung und Aufbau eines kontinuierlichen Weiterentwicklungs- und Verbesserungsprozesses für das Supportwissen der Mitarbeitenden im IT-ServiceDesk; dies umfasst insb. auch bestehende Kommunikations- und Kollaborationsprozesse zwischen dem 1st-Level Support und den Fachabteilungen sowie die Sondierung und Weiterentwicklung von Marketing- und Kommunikationswerkzeugen in enger Abstimmung mit den beteiligten Einrichtungen der jeweiligen IT Dienste.
• Evaluation und Optimierung der bestehenden internen und externen Dokumentation bezüglich RWTHonline, RWTHmoodle, RWTHjupyter, RWTHapp und weiterer Anwendungen des Student-Lifecycle-Managements (SLCM). Dazu zählen insb. die Erfassung, Dokumentation und Aufbereitung von Nutzendenproblemen und Erarbeitung von Lösungen wie FAQs (Frequently Asked Questions), Anleitungen für die Nutzenden und "Best Practice" Beschreibungen.
• Identifikation von Messgrößen und Entwicklung von Kennzahlen, insb. im Bereich Einarbeitung, Onboarding und Schulungen für die Reportingstrukturen des IT-ServiceDesk und IT Centers.
• Als stellv. Gruppenleitung wirken Sie mit an der strategischen Weiterentwicklung der Gruppe "Wissensmanagement & Prozesse" der Abteilung "Service & Kommunikation", insb. in der fachlichen und personellen Organisation der Kompetenzbereiche Student-Lifecycle-Management und Wissensmanagement.
• Sie werden nach einer umfassenden Einarbeitung das Team des 1st-Level-Supports schwerpunktmäßig für die Services des SLCMs unterstützen. Die Bearbeitung der Anfragen erfolgt persönlich, per Telefon, Chat und E-Mail auf Deutsch und auf Englisch. Die Arbeitszeiten erfolgen im festen Zwei-Schichtsystem.

Unser Angebot

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und unbefristet.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit EG 13 TV-L.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.